Controlar a alta demanda da área fiscal é uma tarefa árdua para o gestor da empresa. As obrigações fiscais devem ser entregues no prazo, sob pena de multa, e, para que sejam corretamente atendidas, é preciso contar com a tecnologia e as ferramentas que ela nos proporciona.

As planilhas fiscais já não são mais tão eficientes, dado o volume altíssimo de informações contábeis que precisa ser armazenado. Para aqueles que têm dificuldade em efetuar a gestão delas, a tecnologia é uma grande aliada, sabe por quê? É nosso texto de hoje!

A necessidade de controle das obrigações fiscais

A Receita Federal impõe inúmeras obrigações fiscais aos contribuintes, que devem lidar com um complexo sistema tributário. Para atendê-las, o gestor deve se planejar e controlar todas as informações fiscais, para reduzir o risco de autuações e de multas por atraso na entrega ou por erro de dados.

A partir do momento que se tem controle da área fiscal, torna-se fácil a obtenção de arquivos e de comprovantes de transações (notas fiscais de entrada e saída, por exemplo). Além disso, os gestores podem visualizar, de melhor maneira, os status das entregas das obrigações, o que gera agilidade na gestão do negócio.

As multas decorrentes do descontrole

Manter-se atualizado com as normas tributárias é uma tarefa difícil para os responsáveis pela gestão fiscal de uma empresa. Além do extenso arcabouço jurídico, o Fisco cria inúmeras obrigações acessórias, que na opinião do professor de Direito Tributário Luciano Amaro, “objetivam dar meios à fiscalização tributária para que esta investigue e controle o recolhimento de tributos (obrigação principal) a que o próprio sujeito passivo da obrigação acessória, ou outra pessoa, esteja ou possa estar, submetido”.

O gestor, infelizmente, não tem o poder de questionar a criação de obrigações acessórias pelo Fisco; deve, antes de tudo, cumpri-las, já que seu descumprimento origina multas elevadas. Algumas penalidades podem, inclusive, inviabilizar o andamento dos negócios.

Em geral, as multas e demais penalidades decorrem do descontrole das informações fiscais. Dados esparsos, informações incorretas, perdas de prazo são apenas alguns exemplos de práticas ruins que motivam as sanções, caso não haja um controle efetivo por parte dos gestores. Não raras vezes, as empresas são multadas em mais de R$500 mil por não entregarem os arquivos digitais de suas operações.

A importância da tecnologia na área fiscal

Imagine que os prazos para entregar o SPED Contábil, o bloco K, o ECF ou o EFD estejam quase no fim. Juntamente com eles, também as apurações dos impostos, as emissões de nota fiscal e outras obrigações fiscais. Como gerir tamanho volume de informações, para que não haja autuações e multas, se você não está lidando bem com as famosas planilhas?

É preciso, primeiramente, ter em mente que se deve centralizar as informações fiscais relacionadas à atividade, para compreendê-las e otimizar recursos. Em seguida, é necessário fazer um bom planejamento das obrigações fiscais, e contar com um sistema que processe os dados relativos a elas e que tenha uma inteligência fiscal nativa, para que a submissão das informações aos órgãos competentes seja eficiente e completa.

Tudo isso pode ser feito com o auxílio da tecnologia, que é a melhor solução para o negócio como um todo, não só para a área fiscal. Mas tome cuidado na hora de escolher um sistema que fará a gestão das informações, para que não aconteça problemas de performance, erros de validação de documentos e impostos, ou problemas de integração entre sistemas.

A tecnologia como forma de controle

O próprio sistema brasileiro reconhece a necessidade de se ter um controle maior das obrigações fiscais, e nos últimos anos vem implementando a tecnologia para auxiliar na gestão fiscal. Vimos surgir várias soluções para a contabilidade digital, como o Sistema de Escrituração Digital, que deu fim à escrituração no papel em função de registros eletrônicos, e a nota fiscal eletrônica.

Os relatórios digitais contábeis são resultados do aperfeiçoamento dos processos e da evolução tecnológica da área contábil, daí a importância da tecnologia na área fiscal.

A tecnologia pode ser, sim, a solução para a área fiscal de uma empresa e as demais áreas. Aliada ao compliance fiscal, uma gestão otimizada provoca o crescimento do negócio, motivo pelo qual o gestor deve sempre estar conectado às inovações tecnológicas para sua empresa!

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Publicado por: CONFIDENCE IT Services