Desde janeiro deste ano, empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões começaram a ingressar no eSocial.

A cada data determinada pelo governo, era necessário enviar uma determinada informação pelo novo sistema, com o intuito de juntar em um mesmo local dados trabalhistas e previdenciárias dos funcionários.

As primeiras fases já aconteceram. Agora, é hora de fazer um balanço e alinhar expectativas para o que ainda está por vir.

E se sua empresa está com dificuldades ou ainda não está preparada para a eSocial, o momento é agora!

O que é o eSocial?

Antes de tudo, vamos relembrar o que é o eSocial. O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) foi instituído pelo Decreto nº 8373/2014. Seu intuito é unificar a entrega de informações sobre os trabalhadores para o governo.

Com isso, dados sobre folha de pagamento, fundo de garantia, contribuições previdenciárias, entre outros, serão entregues de forma eletrônica, minimizando custos, tempo de trabalho, burocracias, redundâncias e excesso de papéis.

Um manual, o MOS – Manual de Orientação do eSocial, foi criado para que as empresas pudessem entender todo o sistema, esclarecer as principais dúvidas e ainda fazer testes – fase de homologação – para conhecer a ferramenta com mais propriedade.

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A falta de envio, atraso ou deficiência das informações encaminhadas pode acarretar multas e penalidades previstas na legislação previdenciária e trabalhista, comprometendo o faturamento das empresas e a manutenção do seu negócio.

Para facilitar a entrega das informações, aprofundar aos poucos a familiaridade das empresas com o eSocial e preparar o governo para o recebimento de ampla quantidade de informações, foram criadas fases para o envio de informações. Vamos relembrá-las?

 

Entrega do eSocial: quais as primeiras impressões?

Uma vez que muitas empresas já utilizaram a ferramenta para entregar parte das documentações, já é possível ter as primeiras impressões sobre o eSocial.

Mesmo com o tempo disponível para testes – uma vez que se fala de eSocial já há alguns anos – muitas companhias deixaram para última hora a oportunidade de manusear a ferramenta antes da entrega oficial dos arquivos XML, o que trouxe problemas para a equipe de TI e para os departamentos que precisaram corrigir as informações em cima da hora ou após o envio.

Por outro lado, as empresas que não abriram mão da fase de testes tiveram vantagem e evitaram dores de cabeça, pois navegaram pela ferramenta, fizeram os ajustes necessários no software a tempo e puderam retificar informações importantes das declarações, otimizando o tempo e o processo de envio.

Na fase 3, por exemplo, ocorrida em maio deste ano, foi feito o envio de grande massa de informações referente às folhas de pagamento. Qualquer erro nessa etapa (valores, cadastros etc.) poderia gerar uma exposição da empresa a eventuais identificações de retenções indevidas, prazos de pagamento, jornada de trabalho, podendo impactar diretamente nas certidões negativas das empresas.

De maneira geral, o eSocial veio para colocar um ponto final no “jeitinho brasileiro” e organizar os processos dentro das organizações. Aquelas que já se preocupavam em ter processos bem alinhados não terão dificuldades para se adequar ao novo sistema. Já as que apresentam falhas nesses aspectos terão a oportunidade de criar sistemas mais eficientes.

 

Quais são as expectativas?

A fase de homologação serviu para que tanto as empresas quanto o governo identificassem na prática as potencialidades do sistema e o que precisa melhorar. Claro que as organizações que tiraram proveito dessa etapa saíram na frente e encontraram menos dificuldades para entregar as informações.

Durante esse período, o sistema passou por mudanças de layout e, nos primeiros momentos de entrega oficial, sofreu com instabilidades, mas logo se normalizou, provando que está pronto para receber a alta quantidade de informações que as empresas enviarão.

Apesar disso, o que nos preocupa é que muitas empresas, principalmente as menores, ainda não entenderam a real importância desse novo sistema e não possuem um conhecimento profundo do eSocial para acompanhar os registros de dados e reduzir a incidência de problemas com os órgãos fiscalizadores.

Portanto, é muito importante que as empresas contem com a parcerias certa na hora de implantar soluções de Folha de Pagamento ou ERPs (Sistema de Gestão Empresarial) com serviço de Mensageria e que facilitem o envio de informações conforme especificações do eSocial.

Empresas que possuem know-how, expertise e tecnologia na área fiscal e na geração e transmissão de arquivos XMLs, acostumadas com esse tipo de obrigação, podem ser um bom exemplo para ajudar sua empresa a ficar em conformidade com a entrega das declarações exigidas pelo governo.