Se você está com dúvidas sobre a importância da automação da captura e do recebimento de documentos eletrônicos (NF-e, CT-e, principalmente, NFS-e,) nas suas mais diversas formas de disponibilização do arquivo pela SEFAZ (XML) e prefeituras (XML, PDF, TXT e Link), sendo que essa última não possui um padrão de leiaute, imagine o desafio (esforço, custo e segurança da informação) das empresas com um volume de recebimento em torno de 5 mil ou mais notas por mês?

Um profissional que trabalha com esse cenário, mas sua empresa ainda não possui uma solução de captura e recebimento de NF-e, CT-e e NFS-e de forma automatizada, leva de 3 (três) a 5 (cinco) minutos para capturar e digitar de forma manual os dados para a entrada desses documentos no ERP (Sistema de Gestão Empresarial).

Quantos profissionais exclusivos são precisos para fazer esse trabalho?

Qual o custo desse processo?

Qual o risco de erros na digitação e, consequentemente, na escrituração?

Dessa forma, em um mundo cada vez mais competitivo, a tendência é trabalharmos de forma mais inteligente e que consigamos cada vez mais otimizar o tempo, ganhar produtividade, diminuir o custo e aumentar a conformidade.

Continue lendo e entenda melhor o que esse processo automatizado de captura e recebimento dos documentos eletrônicos, independentemente do formato do arquivo, pode fazer diferença para a sua empresa.

Boa leitura!

O que é um arquivo XML?

XML nada mais é que um formato de arquivo de computador, sendo a sigla para “eXtensible Markup Language”. Na linguagem digital, a sua importância é a mesma de outros vários arquivos, mas para o mundo fiscal a sua relevância vai muito além.

O XML é o formato escolhido pelo governo para padronizar a maioria dos documentos como NF-e, CT-e e NFS-e. Com exceção da NFS-e, em qualquer outro modelo, esses arquivos perdem a sua validade.

Uma das razões para o XML ser escolhido é que se trata de um formato de interpretação simples para qualquer sistema digital, com seções de dados bem definidas e organizadas.

Com isso, tanto os sistemas do governo quanto os escritórios fiscais e contábeis das empresas conseguem manter o controle de informações transmitidas nos documentos digitais sem qualquer dificuldade.

O que é um arquivo PDF?

PDF é a sigla para a Portable Document Format (Formato de Documento Portátil, em português). Trata-se de um modelo de arquivo de computador criado em 1993 pela empresa Adobe Systems.

O grande diferencial do PDF é a segurança. Basicamente, todo PDF é um documento que foi criado (texto, desenho, planilha) e foi convertido para esse formato para que não possa ser mais editado. A partir do momento em que o arquivo é transformado em PDF, ele só pode ser visualizado ou impresso.

Por causa dessa peculiaridade, o formato é constantemente utilizado em prefeituras e outros órgãos na emissão e recebimento de documentos eletrônicos.

As faturas de banco e cartão de crédito são outros exemplos de arquivos sempre enviados em modelo PDF.

O que é um arquivo TXT?

TXT é uma extensão de arquivo para documentos de textos simples. Isso significa que o arquivo contido não apresenta formatações mais rebuscadas, como negrito, itálico, desenhos ou gráficos.

Geralmente, arquivos TXT são criados a partir de softwares básicos, por exemplo, o Bloco de Notas. E essa facilidade de criação é uma das principais vantagens dessa extensão, tendo em vista que os arquivos podem ser abertos e compartilhados pela maioria dos sistemas existentes atualmente.

É também a razão para que algumas prefeituras escolham o formato TXT para seus documentos eletrônico. É uma alta capacidade de armazenamento aliado a uma simples leitura.

O que é um Link?

Em inglês, a palavra “Link” significa vínculo ou ligação. E é exatamente esse conceito ele traz no mundo digital. A existência de um link em um documento mostra que há uma conexão com um novo arquivo ou uma nova página.

Como o direcionamento pode ser até mesmo para um download de outro arquivo, os links também são formatos utilizados no envio e recebimento de documentos eletrônicos. O usuário recebe um texto ou imagem detalhando como baixar o arquivo principal.

Como vimos, existe uma variedade de formatos de arquivos quando o assunto é captura e recebimento de documentos eletrônicos, principalmente, nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e), pelo fato de as prefeituras não disponibilizarem um padrão e cada documento com as suas características.

E como vencer o desafio da falta de padronização?

Independente do formato do arquivo, seja XML, PDF, TXT ou mesmo Link, existem, hoje, soluções de tecnologia que capturam todos esses tipos de documento, transformam em XML e disponibilizam para “consumo” da informação pelo seu sistema de gestão empresarial (ERP), de forma automática e sem intervenção humana.

Ou seja, você terá a ciência e a segurança de que toda nota emitida contra a sua empresa será recebida e a informação disponibilizada com conformidade no seu ERP.

Assim, todos os processos internos da sua empresa como contas a pagar, receber, EFD-Contribuições, serão disparados de forma automática e sem erros! Sensacional, não é mesmo?

E os recursos, que hoje só fazem o recebimento de documentos, poderão agregar mais valor para a empresa realizando tarefas mais estratégicas e menos operacionais.

Quais as vantagens da sua empresa com a automatização de recebimentos de documentos XML, PDF, TXT e Link?

Como uma solução inteligente para a captura e recebimento de documentos eletrônicos, a sua empresa terá uma redução de custo significativa, aproximadamente menos da metade, se comparado com o custo total de colaboradores só fazendo essa atividade.

Além disso, a sua empresa ganha em agilidade, assertividade e ainda diminui o risco de exposição ao Fisco e o pagamento de multas, fruto da escrituração de um arquivo com inconsistências de informação.

Na prática, por exemplo:

Imagine uma empresa que emite 10 mil notas mensalmente.

Ela precisa em média de 4 (quatro) a 5 (cinco) funcionários para a captura e a digitação dos dados, que poderiam estar dedicando o seu tempo à outra área mais estratégica da empresa.

Cada colaborador custa, em média, R$ 2 mil por mês com impostos e benefícios, ou seja, estamos falando em um custo operacional de R$ 10 mil para o processo de captura e recebimento de documentos eletrônicos.

Quais os riscos para as empresas que não contam com automação do recebimento de XML, PDF, TXT e Link?

O processo para geração, transmissão e recebimento dos arquivos não é simples. É preciso passar por várias etapas para garantir total conformidade e o correto armazenamento dos documentos. É preciso muito custo e esforço da sua mão de obra para estar em conformidade!

Para empresas que apresentam baixo volume de serviço ou serviço de baixo custo, talvez não seja tão preocupante seguir essa jornada de forma manual.

Todavia, se a sua corporação executa um número elevado de serviços e gera vários documentos seguidos, ou são serviços com grande valor, um processo obsoleto pode trazer grandes problemas.

Pense que quanto maior o número de arquivos XML, PDF, TXT e Links, maior terá que ser também o esforço das equipes de TI e Fiscal para acompanhar a dinâmica das atualizações de leiaute do complexo cenário fiscal no Brasil para geração, recebimento, escrituração e o armazenamento de cada item.

Sem uma completa automação do recebimento de XML, PDF, TXT e Link, a sua empresa corre o risco de:

• ter gastos excessivos com a contratação de mão de obra específica para a digitação de dados;
• falhar no Processo de Escrituração Fiscal;
• pagar impostos a mais (rasgar dinheiro) ou a menos (risco de fiscalização e multas) devido aos erros humanos;
• não realizar corretamente a contabilidade mensal;
• ter que pagar multas altíssimas pela inconsistência nos tipos de documentos.

Como a automação da captura e do recebimento de XML, PDF, TXT e Link faz toda a diferença?

Os riscos apresentados no tópico anterior são apenas a “ponta do iceberg”. Ao cometê-los, as consequências diretas são multas, ações judiciais e até mesmo o fechamento da empresa.

Por isso, a automação da captura e do recebimento de documentos eletrônicos automatizados é o melhor caminho. Assim, com a tecnologia correta, há uma simplificação no processo e uma diminuição da necessidade de suporte dos setores de TI e Fiscal da empresa.

Definitivamente, hoje é essencial para a sua empresa contratar uma solução que faça toda a captura e recebimento de documentos eletrônicos automatizados!

Gostou do conteúdo de hoje sobre o recebimento de documentos eletrônicos automatizados em seus diferentes formatos, XML, PDF, TXT e Link? Entre em contato conosco e descubra como a Compliance Fiscal pode ajudar a sua empresa!