Quando se fala em otimização de processos, alguns gestores se mostram receosos, pois associam logo a estratégia às iniciativas mirabolantes, grandes mudanças e investimentos em softwares que vão automatizar tudo, como se fosse um único remédio que alivia todas as dores de qualquer empresa.

Entretanto, o desafio é identificar exatamente qual é o remédio adequado para a sua empresa, visto que cada corporação possui sua cultura, sua especialização, sua fase de maturidade, seus executivos, gerentes e colaboradores, como se fosse um organismo vivo e em constante evolução e desenvolvimento.

Em muitos casos, as empresas focam apenas em sistemas (softwares e hardwares) e em sua implementação. Ou seja, como a tecnologia no seu estado puro sendo a solução de todos os problemas e, depois de algum tempo, por melhor que seja esse sistema, há uma frustração generalizada por não atender as expectativas iniciais.

Consequentemente, isso acontece, na grande maioria das vezes, quando as áreas corretas não são envolvidas e nem todas foram engajadas no propósito e nos benefícios da mudança.

Assim, podemos concluir que um dos melhores caminhos para uma mudança de cultura, de otimização de processos e engajamento dos times é trabalhar em duas frentes.

Diante desse cenário, o Design Thinking mostra que o aumento da performance de uma empresa passa muito mais pela análise das suas dores do que propriamente por investimentos aleatórios.

Acontece que no dia a dia do mundo corporativo, os profissionais estão tão concentrados em alcançar resultados que acabam não enxergando as verdadeiras dificuldades. Assim, não percebem que as metas ficam mais difíceis justamente porque alguns problemas corriqueiros não são identificados e efetivamente resolvidos.

É aí que o Design Thinking entra como o modelo de gestão ideal, mergulhando de cabeça na rotina operacional da empresa e apontando as soluções reais de tecnologia para cada dificuldade e que o uso do RPA (Robotic Process Automation), por exemplo, pode resolver.

Para entender mais sobre o assunto, continue lendo e confira a nossa abordagem sobre o Design Thinking com uso de RPA, para a reserva de budget e faça um exercício de ROI e ainda prepare sua empresa para os desafios de 2021.

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Boa leitura!

Design thinking: como funciona?

O Design Thinking é um modelo de gestão que tem como base a revisão de processos. Mas, não aquelas análises rasas que acontecem quase que semanalmente nas reuniões de equipes dentro das empresas.

O DT (Design Thinking) aponta para o pensamento criativo e crítico, buscando sempre a identificação dos problemas, a reorganização das informações, a aquisição de novos conhecimentos e, por fim, a otimização operacional.

O grande objetivo da metodologia é abordar pontos que nem sempre são notados, tampouco solucionados, pelos líderes no dia a dia da empresa. Ou seja, o Design Thinking traz a inovação que o seu negócio precisa para melhorar a performance diária. Mas não se engane, quando se fala de inovação, não se trata apenas da implementação tecnológica.

Inovação empresarial dentro do Design Thinking e de outros conceitos modernos é utilizar os recursos mais adequados para a resolução dos problemas. Por exemplo, se após uma análise completa for constatado que a maior dificuldade da empresa é contar com profissionais mais capacitados, então há um aperfeiçoamento técnico ou uma renovação de uma equipe.

Da mesma forma, se a “dor” está na lentidão de processos mais burocráticos, a solução se encontra na automatização e/ou na implementação de soluções tecnológicas como o RPA, capazes de realizar atividades de formas idênticas a um ser humano com alto padrão de qualidade.

Isso é inovar, usar os recursos da empresa, seja de mão de obra ou tecnológico, com inteligência e assertividade. É dentro dessa filosofia que o Design Thinking se encontra e ajudará ao final com:

• Mapeamento do processo atual;
• Onde se espera chegar;
• Em quanto tempo se espera chegar;
• Áreas envolvidas no processo;
• Investimento global;
• ROI em quanto tempo;

Automação de Processos: Design Thinking + RPA

Como explicado, o Design Thinking trabalha com abordagens diferenciadas e com uma visão holística da empresa. Esse modus operandi possibilita que uma estratégia de automação de processos seja bem sucedida.

Por não focar na automatização superficial, com ferramentas aleatórias e gastos desnecessários, o DT permite que a sua empresa encontre os processos que precisam de automação – sendo, muitas vezes, atividades que alguns profissionais nem sabiam que poderiam ser automatizadas.

Isso é possível por conta de duas etapas essenciais iniciais:

1. mapeamento dos processos;
2. redesenho de forma automatizada.

O Design Thinking redesenha a estrutura operacional com processos automatizados, apontando quais atividades podem ser melhoradas através da tecnologia.

É então que ferramentas como o RPA (Robotic Process Automation) entram em sintonia com essa metodologia de gestão, sendo soluções que permitem a automatização em processos-chave.

O RPA é uma plataforma que trabalha com Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning, ou seja, ideal para processos repetitivos, burocráticos e de alto volume. Tarefas que, embora nem sempre sejam perceptíveis, apresentam os maiores gargalos nas empresas.

Um preenchimento de fichas, um repasse ou extração de informações são vistas como simples, mas demandam tempo e concentração dos funcionários. Não por acaso, também são as mais propensas a erros.

Com uma ferramenta como o RPA você resolve de vez esses gargalos, otimiza os processos repetitivos e os demais subsequentes. Tudo isso de maneira inteligente e sem transformações mirabolantes dentro da empresa.

Como isso impacta no TI e no setor Fiscal da sua empresa?

O setor de TI, normalmente, tem os maiores budgets de qualquer empresa. Segundo um estudo do Gartner, em 2018, por exemplo, os gastos com a área de TI no mundo foram de 3,7 trilhões de dólares.

Ainda que sejam números altíssimos, os grandes valores aplicados no TI são até entendíveis, afinal o setor concentra o poderio tecnológico das empresas. Mas, isso não significa de que não seja possível otimizar esse cenário e diminuir o budget para uma realidade mais aceitável.

Se pensarmos que o grande desafio das empresas para os próximos anos é a contenção de gastos, em razão da pandemia e também de crises econômicas mundo afora, a aplicação de uma metodologia de gestão como o Design Thinking faz todo o sentido.

Apontamento de melhorias ainda imperceptíveis

O impacto no TI pode ser tão grande quanto produtivo, pois, em teoria, seja um setor automatizado, o DT é capaz de apontar melhorias que ainda não são tão perceptíveis. Por exemplo, o alto custo do seu TI pode ser justamente a grande infraestrutura física que você precisa manter mensalmente. Hoje, com soluções em nuvem e plataformas digitais, esse tipo de gasto se torna desnecessário e completamente obsoleto.

Outro ponto pode ser a falta de habilidade dos técnicos atuais do setor. Uma análise mais aprofundada é capaz de constatar que o problema do TI está na falta de atualização dos profissionais da equipe, necessitando de uma renovação de conhecimento, por exemplo.

Repaginada no TI e impacto positivo na área fiscal

Por consequência, essa repaginada no TI impacta positivamente na área Fiscal. Pois, um TI mais preparado consegue apontar soluções mais completas para os processos fiscais da empresa. Considerando que muitas obrigatoriedades, hoje em dia, só podem ser cumpridas de maneira digital, o setor fiscal tende a apresentar um considerável crescimento de performance com o uso de soluções mais modernas e um suporte mais qualificado de TI.

Enfim, o segredo do Design Thinking está na análise dos problemas e na busca das soluções mais adequadas para cada equipe e setor. Não se trata de investimento massivo em tecnologia ou discussões vazias sobre os problemas, o objetivo é imprimir motivação nos gestores e nos profissionais para que todos estejam focados nas mudanças e nos novos objetivos a serem alcançados.

E se pareceu simples olhando de fora, imagine um cenário com mais de cinco áreas envolvidas até do TI e do Fiscal no qual há pouca afinidade e envolve mais de uma diretoria. Quanto esforço e política será necessária para obter o sucesso desejado sem boicote?

Nesses casos, a melhor solução é contar com empresas especializadas com uma visão neutra do processo e no qual compartilharão as tendências de outras empresas, melhores práticas e ajudarão você e sua empresa nessa jornada.

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