A emissão de NF-e foi pensada como uma substituta prática da nota fiscal de papel – que além de ser mais trabalhosa e custosa para os empresários, é uma versão que apresenta grande risco de perda.

Como o seu processo é todo feito de maneira digital, a NF-e não necessita de papel ou semelhante, sendo uma operação muito mais dinâmica e organizada.

Porém, ainda que tenha essas facilidades, a emissão de NF-e também oferece desafios em alguns aspectos. E você que conta com um ERP de classe mundial na sua empresa deve saber bem o que é isso.

Se você ainda não sabe, continue lendo e entenda quais desafios você pode vir a enfrentar ao utilizar um sistema de gestão padrão para a emissão de NF-e.

Boa leitura!

Quais são os desafios de quem usa Oracle, Oracle NetSuite, SAP, Infor e legado?

Contar com ERPs de classe mundial no dia a dia da sua empresa é bastante benéfico, pois são ferramentas de alto padrão e fabricadas por empresas com know how no mercado. Em geral, são tecnologias que suprem a maior parte da necessidade da sua empresa.

Mas, quando se trata de questões fiscais locais, como a emissão de NF-e, começam a aparecer alguns obstáculos.

Acontece que os ERPs de classe global não são chamados assim à toa: as ferramentas seguem um padrão mundial e não focam em pontos específicos de cada região. Ou seja, a legislação fiscal brasileira nem sempre é contemplada por completo durante a produção desses ERPs, o que acaba causando inconformidade em algum momento para a sua empresa.

Por exemplo, as rejeições da emissão de NF-e podem mudar constantemente e um ERP global dificilmente acompanha essas alterações de maneira automática. A consequência disso é que você pode ficar sem conseguir emitir a nota fiscal com o seu emissor padrão.

Em resumo, o principal obstáculo para quem usa ERPs Oracle, SAP, Infor, Oracle NetSuite e até sistemas legados é superar o desafio fiscal. Assim, garantindo a conformidade completa e contínua na emissão da NF-e.

O desafio da Nota Técnica da NF-e

As notas técnicas são alterações definidas pelo ENCAT (Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais), que determinam regras para o preenchimento de dados na emissão da NF-es.

Em geral, as NTs estão sempre se atualizando, com campos e regras sendo alterados, adicionados ou retirados.

Até a produção deste artigo, por exemplo, a Nota Técnica mais discutida em 2021 é a 2020.006, que está na versão de layout 1.20 e previsão de nova atualização.

A grande questão é que essas mudanças nas Notas Técnicas nem sempre são percebidas pelos emissores de NF-es das empresas. Assim, há sempre o risco de erros durante a emissão e na pior das hipóteses interromper a faturamento por rejeições por inconsistência ou falta de dados.

Como exemplo ainda da NT2020.006 podemos citar a forma de pagamento 99 “Outros” que existe a bastante tempo e terá sua regra alterada não permitindo emitir como era antigamente.

Por se tratar da forma de pagamento mais genérica, há muitos contribuintes que adotaram esse código como padrão e em 01/09/2021 essa regra será alterada no ambiente produção e quem não estiver preparado poderá ter seu faturamento rejeitado.

A alteração consiste em enviar um novo campo com a descrição do pagamento. Outro ponto com bastante impacto é a informação de intermediador para contribuintes que fazem vendas por e-commerce, sem essa informação o faturamento também será rejeitado.

Consequentemente, o problema é que um ERP padrão global não é capaz de fazer essa distinção, causando o travamento no processo.

O papel de uma solução fiscal especialista

Somente uma solução fiscal especialista é capaz de resolver esse entrave, pois ela adiciona o “parâmetro intermediador” no seu layout e tratamento na forma de pagamento enviando os campos necessários, possibilitando que a informação se resolva diretamente na solução fiscal e deixando o ERP com foco na atividade fim e sem essa preocupação de parada de faturamento.

Ou seja, as mudanças constantes podem sim ser um problema para a sua empresa, resultando em uma situação grave de multa ou suspensão de atividade. É o tipo de desafio que você só consegue superar a partir da implementação de uma solução especialista.

Qual ao impacto para o setor Fiscal sem uma solução de emissão de NF-e?

Contar com dificuldades na emissão de NF-e é muito complicado para o setor Fiscal, pois se trata de uma ação corriqueira e, ao mesmo tempo, muito importante para o cumprimento das obrigatoriedades tributárias.

Não é nem preciso dizer que diante de um cenário assim, o seu Setor Fiscal é completamente impactado de forma negativa, tendo que focar energia em maneiras de resolver o problema do que realmente realizar processos fundamentais para a área.

Mas a situação muda por completo quando você passa a utilizar uma solução fiscal completa para emissão da sua NF-e. Com o uso de um software especialista o impacto se torna totalmente positivo para o seu setor.

Isso porque a solução especialista é capaz de se atualizar automaticamente e se manter em conformidade com inúmeras alterações que ocorrem nos órgãos governamentais. Em outras palavras: você supera de vez o desafio fiscal.

Qual o impacto para o seu TI?

Em um cenário sem um software fiscal, o trabalho do TI é redobrado, pois além das tarefas corriqueiras, o setor fica responsável por resolver as instabilidades que surgem no momento da emissão da NF-e.

Em alguns casos isso se torna um trabalho altamente desafiador, pois alguns sistemas legados de empresas já não contam mais com atualizações capazes de atender as necessidades atuais da área Fiscal. Veja abaixo o porquê você deve usar uma solução fiscal especialista:

Mas, com uma solução fiscal implementada, o nível de produtividade se inverte. Como o software especialista é capaz de se atualizar diretamente da web, a equipe de TI só entra como suporte local, tirando dúvidas pontuais dos outros colaboradores, ficando livre para atender demandas estratégicas da sua empresa.

Enfim, para evitar dor de cabeça e superar o tão complicado desafio fiscal, a melhor opção, sem dúvida, é contar com uma solução fiscal especialista. Não deixe que uma ação corriqueira como a emissão da NF-e seja um causador de instabilidade fiscal para a sua empresa. Garanta a sua conformidade!

Acesse e conheça a melhor solução fiscal para emissão de NF-e do mercado.