Simplificar as relações entre empregadores, empregados e fisco. É com esta premissa que o governo federal lançou o eSocial, um sistema de coleta de informações relativas às obrigações trabalhistas que envolvem dados previdenciários, fiscais, apuração de tributos e de FGTS.

Porém, muitas empresas ainda possuem algumas dúvidas a respeito de quais eventos devem ser transmitidos inicialmente, como gerenciá-los, qual a ordem de envio e quais outros devem ser para próximo período. Por isso, lançamos o Manual do eSocial, a fim de contribuir com orientações importantes sobre o tema.

Para começar de forma prática, o eSocial unificará todos os dados dos trabalhadores em um só sistema digital, ou seja, vai centralizar tudo o que acontece na vida laboral dos funcionários, desde o momento da contratação até a rescisão contratual.

Assim, as empresas precisarão enviar pelo eSocial dados como: registro de empregados, concessão de férias, 13º salário, pagamento de remunerações, estabilidades concedidas, afastamentos, recolhimentos de contribuições previdenciárias, retenções, exames médicos, entre outras informações.

O objetivo é que todo o histórico fique armazenado no sistema, possibilitando aos órgãos participantes (Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS, Ministério da Previdência Social, Ministério do Trabalho e Emprego e Secretaria da Receita Federal) utilizarem os dados para as finalidades de suas respectivas competências.

Dessa maneira, as empresas precisam manter organizadas e atualizadas todas as informações trabalhistas e previdenciárias de seus empregados. Não que esta necessidade não existisse antes, mas agora o descumprimento das determinações legais passará a ser acompanhado em tempo real pela fiscalização.

Diante dessas dúvidas levantadas por nossos clientes, decidimos fazer esse manual de eSocial, para que gestores e responsáveis pelas áreas trabalhistas, fiscais e de tecnologia das empresas possam se organizar para a implantação do sistema, de modo a cumprir todas as obrigações exigidas por lei, evitando atrasos e multas.

Confira neste manual de eSocial as principais orientações de nossos especialistas sobre o tema.

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O que é o eSocial?

O slogan utilizado pelo governo para o eSocial diz que ele é “Uma nova era nas relações entre empregadores, empregados e governo”. Já dá para entender a amplitude desta nova obrigação.

Oficialmente, o eSocial nasceu com o Decreto 8.373 de 2014 que o definiu como o instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e tem por finalidade padronizar sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição, constituindo um ambiente nacional.

O projeto eSocial é uma ação conjunta dos seguintes órgãos e entidades do governo federal: Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS e Ministério do Trabalho – MTb.

Ele tem por princípios:

1. Viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas;
2. Racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações;
3. Eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas;
4. Aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias; e
5. Conferir tratamento diferenciado às microempresas e empresas de pequeno porte.

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Quais seus objetivos?

O objetivo oficial do eSocial é unificar, padronizar, validar e armazenar a prestação das informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Tem como princípios garantir direitos, racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações, aprimorar a qualidade das informações e tratar diferenciadamente empresas desiguais.

Oficialmente os objetivos são:

I – Viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas;

II – Simplificar o cumprimento de obrigações;

III – Aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e fiscais.

Mas por que o eSocial foi criado?

Os responsáveis nos respondem:

“O objetivo do projeto eSocial é ter um empregador prestando a informação uma vez a todos os entes. O empregador paga a conta do cenário atual e isso se reflete no Custo Brasil. Quem entrar no eSocial vai entender que o modelo atual é muito mais complicado que ele.”

José Alberto Maia, Coordenador do projeto eSocial no âmbito do Ministério do Trabalho e Emprego

 

“O eSocial é uma ferramenta disposta para se cumprir o que está na legislação. Assim, o mapeamento dos eventos do eSocial é o que vai fazer você ter vantagens de processamento das informações exigidas”.

 

“O eSocial foi necessário pela dificuldade de garantir os direitos do trabalhador, pela complexidade para o cumprimento das obrigações pelos empregadores e pela baixa qualidade das informações que o governo possui.”

Daniel Belmiro Fontes, Coordenador de Sistemas da Atividade Fiscal da Receita Federal do Brasil,

 

Sabemos que hoje várias informações são prestadas para diversos entes governamentais quando se trata de informações dos trabalhadores. E, além desta quantidade de informações, várias das mesmas informações são enviadas mais de uma vez para entes diferentes.

Um dos objetivos é racionalizar este envio de informações. Tantos as empresas quanto o próprio governo sofrem para enviar, receber e racionalizar este mundo de informações. Até mesmo dentro dos próprios entes as informações divergem. Sabemos que quando um colaborador possui divergências é preciso ir à Caixa Federal ou à Receita Federal ou em mais outro lugar para regularizar sua situação perante o Fisco.

Claro que um grande objetivo é voltado para a arrecadação. Como as informações divergem e não há uma base unificada, muitos erros ou a própria má-fé de alguns poucos não são descobertos pela Fisco. Em um momento de crise como estamos, todo aumento de arrecadação baseado na legislação vigente será bem-vindo por parte do governo.

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História do eSocial

Há seis anos, em março de 2012, o governo resolveu ampliar o SPED – Sistema Público de Escrituração Digital com informações previdenciárias e trabalhistas. Surgia então a ideia do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, ou simplesmente hoje, eSocial.

Ele não nasceu já com este nome de batismo. Houve mudanças ao longo do tempo. Já foi chamado de EFD PREV, depois EFD Social, SPED de FOLHA e, por fim, apenas eSocial.

O cronograma apresentado iniciava-se em 2010 para que a obrigação entrasse oficialmente no fim de 2012. Já em 2013 o cronograma foi alterado para o final deste ano. Foram prometidos os leiautes, base teste, manuais etc.

Em outubro de 2013, um novo cronograma foi apresentado, sendo que a obrigatoriedade aconteceria de forma escalonada a partir de abril de 2014. Nesta época a diferenciação era a forma de tributação do Lucro.

Em novembro de 2013, outro adiamento, agora para julho de 2014, quando houve outra alteração e assim se seguiu até 30 de agosto de 2016.

Apesar dos vários adiamentos, pelo prazo dado desta última vez e pelas palavras de vários coordenadores do projeto junto aos Órgãos do Governo participantes, acreditamos que desta vez é realmente para valer.

Nas palavras do coordenador, “estamos com zero atraso no cronograma para liberação da base teste. A chave vai virar”.

Isso se confirma pela movimentação atual do mercado, das empresas em torno do eSocial, devido às publicações e comunicados fornecidos pelo governo. Parece que desta vez a organização e a vontade dos entes participantes estão bem diferentes do que vimos no passado.

O que há de novo, o que muda?

Nenhuma legislação nova ou alteração das leis vigentes foram ou serão alteradas pelo eSocial. As leis que regem as relações de trabalho e emprego são provenientes primeiramente da Constituição Federal e, em segundo lugar, da CLT. Depois, temos as convenções coletivas, portarias etc.

O que muda realmente é a forma com que as informações são entregues para a fiscalização e a maneira como o crédito trabalhista, previdenciário e fiscal são constituídos.

O eSocial será o instrumento de unificação da prestação de informações referentes à escrituração da Folha de Pagamentos e Saúde e Segurança do trabalhador, padronizando sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição através de um ambiente nacional, substituindo obrigações acessórias atuais como SEFIP, CAGED, RAIS, DIRF, PPP, PCMSO, PPRA, CAT, GRRF, MANAD, entre outras.

A partir da entrada em vigor as informações serão enviadas na forma de arquivos XML distribuídos em 45 eventos, conforme descrição do Manual e tabelas da versão 2.3 do eSocial (a última disponível).

Depois de algum tempo, as atuais obrigações deixarão de ser entregues e serão extintas. Prevê-se, por exemplo, que a SEFIP deixará de ser enviada depois de 6 meses do eSocial em operação.

É importante salientar que informações que antes eram fiscalizadas apenas quando ocorria a visita física do Fiscal na empresa passarão a ser enviadas on-line, praticamente todos os meses ou quando ocorrerem. Por exemplo, os riscos e exames relacionados nos ambientes de trabalho onde os trabalhadores exercem suas atividades. Uma admissão deve ser entregue até o dia imediatamente anterior ao efetivo início da prestação de serviços pelo empregado.

Quem será afetado?

Todo o mundo do trabalho será afetado! Não apenas o trabalho em carteira (CLT), mas também os autônomos, prestadores de serviço, servidores públicos e, até mesmo, como já estamos presenciando, os empregados domésticos.

As empresas, os colaboradores, os fornecedores de serviços, quem toma serviços e é claro, o próprio Governo através de seus vários entes serão afetados.

Empresas com apenas um funcionário ou com milhares deverão enviar as informações para o eSocial. Algumas facilidades de envio serão adotadas para as empresas com até 7 funcionários, mas as informações deverão ser enviadas mesmo assim.

Com isso, a relação de prestação de serviços e toda sua cadeia será afetada. Hoje, várias empresas fazem folha de pagamentos através de Escritórios Contábeis ou empresas de BPO. Muitas não possuem um Médico ou Engenheiro do Trabalho, até mesmo pelo seu porte. E grande parte delas não possuem um controle do PPRA e PCMSO via sistema. Veja que em todos estes casos, haverá a necessidade de rever a prestação de serviços para que as empresas fiquem em compliance com a legislação.

Da parte dos colaboradores, eles serão afetados de forma positiva, pois haverá unificação da base, agilidade na consulta de dados e valores, como por exemplo o depósito do FGTS ou recolhimento de INSS, no caso de aposentadoria todos os dados estarão em uma base única etc.

Quando entra em vigor? Quais os prazos?

Segundo o cronograma oficial, primeiro entrará em vigor eventos relacionados a Folha de Pagamentos e, depois de 6 meses, os cinco eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador.

Também há uma divisão da obrigatoriedade para as empresas baseada no seu faturamento bruto, conforme segue abaixo:

I – em 1º de janeiro de 2018, para os empregadores e contribuintes com faturamento no ano de 2016 acima de R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais); e

II – em 16 de julho de 2018, para as médias empresas, aquele apresentaram faturamento entre R$ 4,8 milhões e R$ 78 milhões em 2016.

III – em 10 de janeiro de 2019, para as pequenas empresas, ou seja, aquelas com faturamento abaixo de R$ 4,8 milhões em 2016, incluindo microempresas e MEI.

Parágrafo único. Fica dispensada a prestação das informações dos eventos relativos a saúde e segurança do trabalhador (SST) nos 6 (seis) primeiros meses depois das datas de início da obrigatoriedade de que trata o caput.

Eventos de SST com cronograma 6 meses após:

• S-1060 – Tabela Ambientes de Trabalho
• S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho
• S-2220 – Monitoramento da Sáude do Trabalhador
• S-2240 – Condições Ambientais de Trabalho – Fatores de Risco
• S-2241 – Periculosidade, Insalubridade e Aposentadoria Especial

 

Atenção: O evento S-2230 – Afastamento temporário tem sua obrigatoriedade estabelecida em conjunto com os eventos iniciais.

Nesse meio tempo as empresas poderão testar o envio através de uma base teste que está programada para liberação em julho deste ano.

Art. 3 Até 1º de julho de 2017, será disponibilizado aos empregadores e contribuintes ambiente de produção restrito com vistas ao aperfeiçoamento do sistema.

É claro que as empresas devem se preparar antecipadamente. Vários arquivos devem ser disponibilizados até o dia 31 de dezembro de 2017 com a base oficial, ou seja, com eventos e dados reais das empresas e seus colaboradores.

Desta vez, até mesmo o Ministro da Fazenda Henrique Meirelles citou, em seu discurso para apresentar as medidas contra a crise no dia 15 de dezembro, o eSocial. Somando-se isto ao prazo dado de mais de um ano para as empresas se prepararem para a obrigação, acreditamos que desta vez o prazo não será postergado.

Como será seu funcionamento?

Como já dissemos aqui anteriormente, várias das obrigações relacionadas ao RH serão extintas: SEFIP, CAGED, RAIS, DIRF, etc. No lugar delas passa a existir apenas o eSocial.

Ele é composto por 45 eventos, ou arquivos, com diferentes informações sendo divididos em três grupos: eventos de iniciais e de tabela, eventos periódicos e eventos não periódicos.

Os eventos de tabela são aqueles que devem ser enviados antes do início da obrigatoriedade. Servirão de base para a recepção e cálculos dos demais.

Os eventos não periódicos são aqueles que devem ser enviados apenas quando ocorrerem, como, por exemplo, um afastamento de 5 dias, uma admissão etc.

E os eventos periódicos são aqueles que devem ser enviados mensalmente, caso da remuneração dos colaboradores.

Diferentemente do modelo atual, em que o empregador prepara um arquivo e aplica as validações em um Programa Gerador de Declaração (PGD Sefip, PDG Rais, PDG Dirf) na sua própria máquina antes de transmitir para os diversos entes governamentais, o eSocial fará todas as validações online, dispensando a utilização de um PGD ou PDA para geração e transmissão dos eventos.

Os próprios sistemas da empresa deverão se conectar ao eSocial por meio de um webservice, que será o canal de envio dos arquivos XML ou a empresa gera o evento preenchendo os campos diretamente no portal na internet. Claro que para grandes empresas esta última alternativa será inviável.

Imagina que todos os sistemas, sejam eles integrados ou não, de Folha de Pagamentos, Medicina e Segurança do Trabalho, Fiscal etc. deverão enviar arquivos ao eSocial. Daí a importância de um gerenciador, centralizador, que além de fazer a integração e mensageria dos arquivos XML, ainda faça previamente a validação das informações.

Isto fará com que a empresa tenha mais segurança e se previna de riscos desnecessários, enviando informações equivocadas para o eSocial e evitando “chamar” os holofotes da fiscalização para si.

Quais os impactos?

Pesquisas indicam que aproximadamente apenas 40% das empresas iniciaram alguma atividade relativa ao eSocial. A grande maioria das empresas está deixando para uma sinalização final do prazo apostando em novas postergações.

O percentual das áreas afetadas pelo eSocial varia bastante, mas apesar de divergentes, uma coisa é certa: além do grande impacto no RH, várias outras áreas das empresas serão afetadas pela mudança como medicina e segurança do trabalho, fiscal, contábil, jurídico etc.

Infelizmente, percebemos que o pensamento da maioria das lideranças das empresas é de que o eSocial é apenas uma questão de software que deve ser tratado pelo TI e pelo “DP”. Na verdade, sabemos que mais do que sistemas, a mudança será estrutural, profunda, impactando processos, pessoas e suas responsabilidades, sistemas, ou seja, a mudança será cultural!

Por que se preparar com antecedência?

O eSocial será a base para a formação de créditos tributários, para fazer as guias de encargos que passam a ser feitas através de DARF. Sem o envio dos eventos (arquivos) do eSocial não será possível fazer o download dos DARF no site da CEF e da RFB. Ou seja, a empresa não conseguirá recolher seus encargos e ficará inadimplente, gerando multas. Além disso, haverá problemas com a CND – certidão de nada consta que a impedirá de participar de licitações, por exemplo.

Sabemos que nem todas as informações estão centralizadas. E nem sempre os departamentos que possuem tais informações obrigatórias para envio estão integrados, interligados entre si, ou possuem um fluxo de informações satisfatório.

Além disto, as mudanças nos processos internos que contemplem esta integração não nascem da noite para o dia.

Mesmo o cadastro dos colaboradores pode ter erros. Quando uma pessoa se casa e não altera seu nome em todos os entes governamentais, haverá problemas. Um colaborador pode ter mais de um número de PIS etc.

A chave primária para o eSocial será o conjunto do “CPF x NIS x Data de nascimento” que deve estar consistente no Cadastro Nacional de Informações Sociais – CNIS, e será validado no ato da transmissão dos eventos. Se houve qualquer inconsistência neste cadastro os eventos serão recusados imediatamente, não permitindo seu envio. Sem o envio, como já dissemos, não haverá condições para constituição de créditos tributários e emissão das guias.

Já está disponível no site do eSocial uma consulta (até mesmo em lote) para verificar a situação do CPF, PIS, nome etc. O retorno da consulta já mostra qual é a inconsistência e onde começar a procurar pela correção. Sabemos que este processo é demorado. Colaboradores precisam ser avisados e se programarem para ir nas agências da CEF, ou na Receita Federal etc.

Estes são apenas alguns exemplos que mostram a importância das consultas e da manutenção das divergências.

Quais os benefícios para os envolvidos?

No início, haverá muito trabalho para pouco retorno. Mas isto será no curto prazo. No longo prazo todos sairão ganhando, principalmente as empresas que zelam pelo cumprimento da legislação e das suas obrigações sociais.

Os colaboradores sairão ganhando através da maior transparência com que as informações serão prestadas e disponibilizadas. Imagina ter uma base única, validada e com todas as informações na hora de se aposentar.

As empresas ganharão, pois terão que trabalhar bem menos tempo para enviar informações ao governo. Além disto, a informação será prestada apenas uma vez. O RH realmente passará a ser estratégico, com atividades mais elaboradas do que apenas fazer folha e enviar um monte de informações para o governo.

Por fim, os próprios entes governamentais, com recebimento de informações precisas, integradas e de uma vez.

Dicas quentes:

• Leia toda a documentação, ou seja, a apresentação official em arquivo PDF, as tabelas, leiautes e principalmente o Manual de Orientações do eSocial (MOS 2.2) todos os arquivos estão disponíveis no site do eSocial (esocial.gov.br).
• Acesse periodicamente o site do eSocial para se informar de novidades.
• Participe de blogs!
• Não deixe para a última hora! Quem apostar que a obrigação será novamente adiada sairá perdendo…
• Comece pela qualificação dos colaboradores via consulta no site do eSocial.
• Crie um projeto para o eSocial na sua empresa. Monte um comitê multifuncional, envolvendo os principais donos das informações que serão obrigatórias para envio.
• Se perceber que não é possível fazer tudo sozinho… estamos à sua disposição!

Leia também: A entrega da EFD Reinf está chegando. Saiba mais sobre prazos e outras informações importantes em nosso ebook. Baixe gratuitamente neste link.