Você já ouviu falar sobre o eSocial? Certamente sim, já que esse assunto está aparecendo com bastante frequência na mídia nos últimos meses.

O eSocial, sigla para Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, é uma ferramenta nova para enviar, de forma digital, as obrigações acessórias que já existem hoje e que são enviadas fisicamente pelas empresas. Entre elas estão alguns exemplos como:

• DIRF;
• RAIS;
• SEFIP;
• CAGED

A intenção de utilizar esse sistema é unificar a captação das informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias. Entre as novidades que precisam ser enviados a partir da implantação do eSocial está a folha de pagamento completa, já que antes só era enviada o SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social).

<<Saiba mais sobre a simplificação do eSocial!

Então, na verdade, não existe novidades na legislação, mas sim uma alteração na forma de envio das informações que já existiam antes. Mas podemos dizer que essa mudança traz sim alguns impactos, tanto na gestão de RH como na de TI. Quer saber quais são?

Para facilitar o seu entendimento sobre essa mudança, preparamos um vídeo completo com o Tiago Pavan, especialista em HCM (Human Capital Management) na Compliance Soluções Fiscais:

Mas, para entender os detalhes sobre esses impactos continue a leitura!

Quais os impactos nas empresas?

Para falar sobre os impactos nas empresas, podemos dividir eles em três pilares:

1. Pessoas

As pessoas precisam conhecer o eSocial, até mesmo para perder o medo que ele tem causado com as dificuldades. Na prática, o trabalho é lidar com informações que já existem hoje. Temos na verdade apenas uma nova forma de enviar o que já é feito pelas empresas.

2. Processos

A outra área de impacto está nos processos, já que não estamos falando apenas de uma nova tecnologia, ou de enviar um novo arquivo para o governo.

Mas estamos falando sim sobre um conjunto de informações que precisam ser integradas entre as áreas da empresa, com um prazo que precisa ser cumprido, não só da CLT, mas também de outras legislações.

3. Tecnologia

Por fim existe o pilar da tecnologia, já que é preciso ficar preparado e saber se as nossas ferramentas tecnológicas hoje estão adaptadas para essa nova realidade. Caso contrário, qual é o tempo para implementar essas ferramentas para cumprir as obrigações do eSocial?

Quais as mudanças que já estão ocorrendo com o eSocial?

Para as empresas, é preciso conhecer todas as mudanças do eSocial, ou seja, ir atrás das alterações que estão ocorrendo. Já foram várias alterações de layout e de prazos, para citar alguns exemplos.

A fonte primária de informação é o próprio Portal do eSocial, no site do Governo Federal. Lá sempre surgem informações atualizadas de datas e cronograma de arquivos para enviar, além das novidades que acontecem na legislação, que estão envolvidas com o eSocial.

Já sobre as mudanças de processos, essa é um ponto mais interno dentro das empresas. De forma prática, é importante repassar diversas questões internas e pensar em ações para que não exista nenhum problema ao utilizar o eSocial. Alguns exemplos são:

• Garanta que já é possível enviar informações integradas, ou se é preciso fazer mudanças nas áreas para isso;
• Crie um comitê multidisciplinar com pessoas de várias áreas da empresa como Tecnologia de Informação, RH, Fiscal e Contábil;
• Verifique as informações atuais e quais os gaps de dados que precisam ser enviados, mas que ainda não estão prontos hoje;
• Fique preparado antes dos prazos da legislação a partir de tecnologia e conexões confiáveis;
• Verifique se as ferramentas atuais estão preparadas para enviar as informações ou buscar dados antes de enviar para o eSocial.

É lógico que toda mudança traz um impacto negativo no primeiro momento, porque existe bastante trabalho para fazer e cada empresa precisa sair da sua zona de conforto. Mas é papel das pessoas que trabalham principalmente com a área de RH sair dessa zona.

Isso vai ajudar para que a longo prazo, com a substituição das obrigações (que são várias), sobre mais tempo para as pessoas pensarem estrategicamente e não fazer apenas a mesma operação todos os meses para cumprir a legislação.

Qual a melhor solução para o eSocial?

Pensando em ferramentas para apoiar as equipes com o eSocial, é importante saber que ela precisa ser criada com esse propósito e finalidade específica desde o início, do começo do projeto até o seu uso prático.

É importante ser uma ferramenta fácil, intuitiva, com todas as informações centralizadas em um único lugar e que faça a integração das informações de vários sistemas legados. Ou seja, mesmo que tenha uma folha de pagamento no sistema A e o SESMT em um outro sistema B, essa ferramenta precisa trazer os dados de forma automatizada.

Funcionar sem a intervenção das pessoas a todo momento é fundamental. E a cada vez que a legislação mudar, ela precisa mapear esse novo evento para aplicar essa modificação no próprio eSocial.

Então não perca mais tempo: confira os detalhes da nossa  solução completa para o eSocial!