No início do próximo ano, o Sistema SPED exigirá das empresas a transmissão de novas obrigações. A conformidade com as novas regras fiscais evita que o gestor seja autuado e multado pelo descumprimento, motivo pelo qual ele deve se preparar para atender às novas solicitações do governo. Veja a seguir as novidades para 2018!

O Sistema SPED

O SPED – Sistema Público de Escrituração Digital – surgiu com o objetivo de melhorar a forma de o contribuinte realizar suas obrigações perante o fisco, substituindo a emissão de livros e documentos contábeis e fiscais em papel por documentos eletrônicos, cuja autoria, integridade e validade jurídica são reconhecidas pelo uso da certificação digital.

De acordo com a legislação que o instituiu, ele “unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações”.

Em 2018, ele dá início a duas obrigações muito importantes: a EFD-Reinf e o eSocial.

EFD-REINF

A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) foi instituída para complementar o eSocial, e é o mais recente módulo do Sistema SPED.

Essa obrigação acessória será transmitida ao Sistema SPED e só será considerada válida após a confirmação de recebimento e validação do conteúdo dos arquivos que a contém. Mas qual o conteúdo da EFD-Reinf?

A EFD-Reinf abrange todas as retenções do contribuinte sem relação com o trabalho, bem como as informações sobre a receita bruta para a apuração das contribuições previdenciárias substituídas.

Além disso, substitui as informações contidas em outras obrigações acessórias, tais como o módulo da EFD-Contribuições que apura a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB). Também substitui obrigações acessórias hoje impostas aos contribuintes e empregadores, como por exemplo, a DIRF, a GFIP, a RAIS e o CAGED (instituídas pelo Ministério do Trabalho).

eSocial

O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é um sistema criado para unificar a prestação das informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias pelos empregadores, inclusive domésticos.

Atualmente, as diversas obrigações acessórias são repassadas aos diversos órgãos federais, sendo que em alguns casos a mesma informação é transmitida a órgãos diversos, em momentos e de formas diferentes. Com a implementação do eSocial, a informação é prestada de forma centralizada e única.

A utilização obrigatória do sistema começou em 1º de janeiro de 2018 para empresas com faturamento anual acima de R$ 78 milhões. Em 16 de julho, a obrigatoriedade começa para as médias empresas, com faturamento entre R$ 4,8 milhões e R$ 78 milhões em 2016. E em 10 de janeiro de 2019, será a vez das pequenas empresas, com faturamento abaixo de R$ 4,8 milhões em 2016, incluindo microempresas e MEI.

As organizações que não utilizarem o ambiente de testes para se prepararem, correm riscos desnecessários de multa.

A intenção do governo ao instituir o eSocial é reduzir a burocracia das empresas ao transmitir as obrigações acessórias fiscais, previdenciárias e trabalhistas, eliminar a redundância de dados prestados por pessoas físicas e jurídicas, bem como aprimorar a qualidade das informações. Isso tudo por meio da unificação das informações relativas aos trabalhadores.

Prepare-se para as novas obrigações

O erro na transmissão das obrigações ao Sistema SPED, seja a EFD-REINF ou o eSocial, pode acarretar multas a autuações por parte da Receita Federal. Para que as empresas se adequem mais facilmente às mudanças, elas devem adotar soluções fiscais tecnológicas.

A alta demanda da área fiscal exige do gestor uma gestão eficiente do banco de dados, o cruzamento eletrônico de informações fiscais, o controle e a entrega das obrigações fiscais dentro do prazo.

Com a presença de uma solução fiscal inteligente, a gestão fiscal pode ser realizada de forma mais estratégica e menos operacional. Uma gestão automatizada dos tributos elimina o envolvimento da equipe de TI ou de terceirizados para realizar o serviço. Sobra mais tempo para os gestores se envolverem com a atividade-fim e com o planejamento estratégico da empresa.

Se você deseja transmitir as novas obrigações ao Sistema SPED sem muitas dificuldades, procure uma solução tecnológica para a área fiscal e tributária que supra suas necessidades!

Este post é uma reprodução do artigo publicado inicialmente na Confidence It Services, parceira da Compliance Fiscal.