Tornar o trabalho mais dinâmico e eficiente é o objetivo de todo gestor de departamento pessoal. E não somente pelo setor em si, mas também para garantir tranquilidade às outras equipes, afinal, a rotina do departamento pessoal impacta diretamente em quase todos os trabalhadores de uma empresa.

Mas, nem sempre é fácil alcançar essa otimização. Diferentemente de outras áreas, o departamento pessoal conta com muita burocracia e processos repetitivos – que precisam ser executados com atenção e o mínimo de erro.

Então, o que fazer? Como ser mais eficaz nas entregas diárias? Se você está com essas dúvidas: não o precisar se desesperar. Há maneiras de melhorar a produtividade do setor e ainda reduzir os custos de forma geral. É exatamente isso que veremos a seguir, com três dicas de como otimizar o seu departamento pessoal.

Boa leitura!

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1. Analise os resultados atuais do seu departamento pessoal

Para melhorar, primeiramente, é preciso conhecer a realidade atual do seu RH. Uma análise sobre o que está funcionando e o que precisa melhorar de fato. Uma ótima maneira de fazer isso é avaliando os atuais resultados alcançados pelo setor.

Um trabalho abrangente, que demanda participação do gestor e das equipes. Um comparativo entre os recursos que o departamento pessoal recebeu e o volume de trabalho que foi entregue durante determinado período.

Para isso, o gestor precisa ser direto, sem nenhum tipo de apego, sendo assim capaz de analisar os gargalos do setor e quais atividades-chave precisam ser otimizadas para facilitar o desenvolvimento de outros processos.

2. Automatize os processos mais repetitivos

Para otimizar tem que automatizar. É fato. Como dito, setores como o departamento pessoal contam com muitos processos burocráticos e repetitivos, que não permitem mudanças bruscas no modo de execução.

É diferente do que acontece em áreas mais práticas, onde é possível alterar o modus operandi a fim de facilitar ou aprimorar o trabalho das equipes. O setor de RH precisa preencher formulários, enviar dados, colher informações, cumprir prazos etc., não há como fugir dessas obrigatoriedades.

Porém, ainda que haja uma “sequência obrigatória”, os processos repetitivos e que demandam maior atenção podem ser melhorados através da automatização. Ou seja, utilizando ferramentas tecnológicas para executar as atividades que causam maior cansaço na sua equipe.

Ao optar por essa estratégia, você não só melhora a rotina de trabalho dos profissionais, como também diminui a taxa de erros em atividades-chave. Afinal, diferentemente de um ser humano, a máquina pode realizar o mesmo processo inúmeras vezes e sempre com a mesma qualidade.

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3. Conte com um solução no controle de ponto

Essa dica é um complemento direto do tópico anterior – tendo em vista que o controle de ponto é um dos maiores desafios de todo departamento pessoal, é importante destacar a questão.

O grande problema do controle de ponto é que o setor de RH depende da contribuição dos outros trabalhadores da empresa. Por exemplo, se há um número grande de funcionários que descrevem seus horários de maneira incorreta, a gestão do RH fica muito mais complexa.

Para resolver isso, primeiramente deve-se seguir a dica anterior: automatização. É necessário dar um basta no controle de ponto manual ou no uso de ferramentas obsoletas. Você deve inovar – utilizando o ponto eletrônico, por exemplo. Mas, ainda é possível ir além.

Ao adotar uma solução especialista ao seu controle de ponto mobile, você garante que todas as informações geradas sejam direcionadas ao sistema, facilitando todo o trabalho do departamento pessoal.

Sendo a solução em nuvem o processo fica ainda mais qualificado e dinâmico. Graças à tecnologia remota, os seus profissionais podem acessar os dados pertinentes às atividades de maneira externa pelo tablet ou mesmo celular, não ficando limitados à questão presencial.

O uso da tecnologia é fundamental para o departamento pessoal de toda empresa. Não se trata de um “artigo de luxo”, é um fator essencial para que o setor corresponda às expectativas e seja capaz de auxiliar os demais funcionários. Por fim, é importante primar sempre por uma gestão de melhoria contínua, possibilitando que o RH mantenha um padrão de qualidade linear.

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