Realizar todo o processo burocrático que envolvem os documentos fiscais (NF-e, NFS-e, CT-e), faturamento, até o repasse das informações ao SPED não é uma tarefa simples. E, se a execução for manual, a complexidade é ainda maior. É por isso que cada vez mais gestores estão entendendo que o investimento na captura e no recebimento automático de notas fiscais é um fator essencial, hoje em dia.

De fato, por mais que essa parte burocrática não seja o core business de muitas empresas, é aqui que as inconformidades e as falhas podem representar as maiores dores de cabeça para os empresários. Quando não se tem eficiência e compliance nas questões fiscais e tributárias, a própria continuidade do negócio fica ameaçada.

Por isso, se você ainda está com dúvidas sobre investir ou não em tecnologias que promovem a captura e o recebimento automático de notas fiscais, continue lendo e entenda como essa decisão pode trazer produtividade e conformidade para o seu negócio.

Boa leitura!

Quais são os riscos que a sua empresa corre ao realizar a captura e o recebimento das notas fiscais de forma manual?

Quando você não trabalha com a captura e o recebimento automático de notas fiscais acaba ficando vulnerável a diversas situações negativas, por exemplo, inconformidade de informações e a perda dos documentos.

É possível escrever aqui vários outros riscos, mas para deixar tudo mais claro, focaremos em dois pontos: erro por falta de atenção e perda de produtividade.

Esses dois pontos que acometem o seu negócio pela falta da captura e do recebimento automático de notas fiscais ficam bastante perceptíveis quando você analisa o exemplo de um processo manual de conferência e recepção de um XML padrão. Confira:

• Primeiramente, você deve verificar as informações na Nota Fiscal eletrônica;
• Em seguida, fazer o download da NF-e emitida no CNPJ da sua empresa;
• Receber o arquivo em uma pasta central no seu sistema da empresa;
• Realizar a Manifestação do Destinatário definitiva;
• Integrar o arquivo XML ao setor fiscal, bem como, no setor contábil;
• Confirmar os lançamentos financeiros;
• Gerar os arquivos SPED.

Alguns pontos podem mudar de acordo com o modelo de gestão da sua empresa, mas o fato é que se trata de uma sequência bastante trabalhosa e cansativa. E isso foi apenas o exemplo de uma nota fiscal eletrônica que segue um padrão de XML.

E quando o assunto for nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e), estamos falando de uma situação muito mais complexa. São mais de 5.000 municípios que não seguem um padrão de arquivo e de layout e ainda não possuem webservice.

<<<Confira aqui como funciona um processo automático de Captura e Recebimento de Notas Fiscais de Serviço (NFS-e)

É evidente que durante repetidos processos ao longo do dia, os funcionários têm mais trabalho e tendem a se mostrar mais cansados com o passar da rotina. Ou seja, a quantidade de etapas e a falta de atenção resulta diretamente na baixa produtividade. Além disso, como falado anteriormente, esses dois fatores podem acarretar para a sua empresa:

• falta de conformidade com a legislação fiscal;
• perda de documentos fiscais em e-mails;
• aumento do estresse coletivo;
• multas e sanções tributárias.

Vale a pena investir na captura e no recebimento automático de notas fiscais?

Obviamente, sim. Como visto no tópico anterior, a captura e o recebimento automático de notas fiscais não é algo supérfluo, pelo contrário, é um investimento completamente essencial para qualquer empresa. Ainda mais quando a empresa recebe muitas notas fiscais de serviço (NFS-e).

Diferentemente do que acontecia no passado, uma solução fiscal especialista que possua essa funcionalidade de captura e recebimento de documentos fiscais eletrônicos e, que adicionalmente, tenha inteligência de validação dessas informações, já não pode ser vista como um diferencial. Hoje, com a dinamicidade do mercado, o grande número de obrigatoriedades tributárias e suas alterações diárias, a necessidade de se manter competitivo, contar com uma ferramenta fiscal especialista deve fazer parte da cartilha básica de todo negócio.

A produtividade, segurança e crescimento da sua empresa dependem do trabalho em excelência que você desenvolve em relação a essas partes burocráticas. Quanto menor a eficiência nessas áreas, maiores são os riscos para a estabilidade do seu negócio.

Como a captura e o recebimento automático de notas fiscais impacta a sua área fiscal e contábil?

No final, o setor fiscal e contábil é o mais beneficiado com a captura e o recebimento automático de notas fiscais, pois ele não precisa esperar que outros setores cumpram as etapas iniciais manualmente.

Não há mais necessidade de aguardar nomeações ou separações de arquivos pelas equipes de Compra ou Financeiro, por exemplo. Com isso, o departamento fiscal e contábil consegue realizar as suas funções de maneira muito mais rápida.

Além disso, a automação diminui o risco de falhas humanas. As declarações e o cumprimento de todas as obrigatoriedades tributárias são realizadas com maior segurança, evitando que a empresa tenha problemas com o Fisco no futuro.

Qual é o papel da área de TI?

A partir do momento em que tudo estiver funcionando de maneira automatizada, os setores fiscais e de contabilidade devem tomar a frente. Mas para que isso aconteça, a área de TI precisa assumir o protagonismo.

Os profissionais da área são mais indicados para definir qual é a melhor solução para corresponder às necessidades fiscais da empresa e que esteja em conformidade com o cenário local.

Quem usa ERP SAP também é possível realizar a captura e o recebimento automático de notas fiscais?

Sim! E para quem utiliza um ERP SAP além de realizar a captura e o recebimento de notas fiscais é possível também automatizar os processos chamados de SAP Miro e Migo. A automatização aqui também resulta em maior agilidade das operações e menor número de falhas humanas.

<<<Para entender mais sobre esse processo, acesse o nosso Webinar sobre a automação da Miro e Migo.

O recebimento automático de notas fiscais é algo essencial para o seu negócio, não tenha dúvidas disso. Ao otimizar esse processo, você melhora a performance dos setores fiscais e de contabilidade, e garante que a sua empresa sempre esteja em conformidade com as obrigatoriedades tributárias.

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