Quando se fala na escolha de um sistema de folha de pagamento, é provável que você se lembre de uma marca específica. Mas, você deve ter mente que um software desse porte precisa ser analisado além de questões triviais. Funcionalidades, suporte e integração com outros módulos indispensáveis para o departamento Pessoal e RH são fatores que devem sempre ser levados em consideração.

Afinal, um sistema de folha de pagamento tem a responsabilidade de integrar informações do seu DP e garantir o cumprimento de todas as obrigatoriedades, além de atender as necessidades de toda a sua empresa. Então, é preciso ter critério!

Mas, o que considerar na hora de escolher o seu software de folha de pagamento? É exatamente sobre isso que falaremos a seguir. Continue lendo e confira dicas para não errar na sua escolha. Boa leitura!

O sistema de folha de pagamento é em nuvem?

A limitação física era um dos fatores que mais dificultavam a vida de gestores de Departamento Pessoal e RH no passado. Mesmo com sistemas instalados, situações simples como atualizações demandavam um grande período de tempo.

Por isso, você não deve correr esse risco. O seu novo sistema de folha de pagamento precisa ser uma solução Cloud 100% web, que possibilite não só que processos corriqueiros como atualizações aconteçam sem problema, como também ofereça o acesso mobile para o gestor e colaboradores autorizados.

Mas não só isso. Você deve ir além e buscar um sistema que entregue funcionalidades diferenciadas, tais como:

• Oferta em SasS – você pode contratar os módulos que precisa de maneira independente e quando necessário;
• Pronto para atender a todos os requisitos do eSocial e SST– em conformidade com às exigências da plataforma do governo;
• Inteligência de Validação – que importa, exporta, gerencia, consolida e valida previamente as informações.

O sistema folha de pagamento é integrado com os outros módulos de DP e RH?

Uma das obrigações mais cansativas para qualquer funcionário de DP ou de RH é a busca por diferentes informações sobre os colaboradores da empresa. Como setores responsáveis por concentrarem esse tipo de dado, não há como fugir dessa rotina.

Mas, é possível melhorá-la. A partir de um sistema de folha de pagamento integrada, você consegue buscar pelas informações de maneira rápida e simples. Isso porque o software se integra a outros módulos e realiza essa busca de maneira automática.

Além de dinamizar a rotina dos setores, a integração evita outra grande dor de cabeça de muitos gestores: a perda de informações. Um problema muito comum no passado, quando o processo de recolhimento de dados acontecia de maneira manual e com baixa segurança.

Uma solução de folha de pagamento integrada acaba com esse tipo de risco. Todas as informações são repassadas de maneira digital, tanto para os setores responsáveis quanto para os órgãos fiscalizadores. Assim, evitando surpresas no meio do caminho.

Qual o melhor sistema de folha de pagamento?

Então, se você leu até aqui já consegue entender que o melhor sistema de folha de pagamento é aquele que lhe propicia o controle de todos os sistemas de RH e DP em uma única plataforma e orientada ao eSocial!

Atualizações automáticas

Um software que não lhe traz preocupação em relação a atualizações, pois funciona de forma 100% web com tecnologia cloud. Que integra todas as informações importantes para o seu setor em um sistema único e que ofereça:

• Flexibilidade de cálculo, cadastramento de rotinas, fórmulas, variáveis, faixas;
• Importação do saldo de FGTS vindo da CEF, para rescisões;
• Segurança: LOGs em diversos pontos críticos do sistema;
• Layouts prontos para impressão via terminal bancário;
• Gerador de DIRF, RAIS, CAGED, SEFIP, GRRF, GPS;
• Geração de títulos para qualquer valor calculado;
• Cálculo de autônomos e estagiários via folha;
• Relatório de absenteísmo e turnover;
• Ficha de registro informatizada;
• Relatório de críticas de cálculo;
• Cálculo de próprio/terceiros.

Qual o impacto para o gestor de Departamento Pessoal?

A escolha de um sistema de folha de pagamento muda tudo para um gestor de DP, tanto positivamente quanto negativamente. Por exemplo, a partir de uma escolha acertada, você passa a contar no seu setor com um software pronto para o eSocial, com inteligência de validação, com oferta de SaaS e que lhe ofereça total controle sobre os processos do setor.

Por outro lado, a partir de uma escolha equivocada, você corre o risco de triplicar o trabalho e os gastos financeiros.

Sem um sistema cloud, por exemplo, a rotina do setor acaba ficando limitada ao espaço da empresa  e muitas ações dependerão da participação do TI ou da equipe de suporte no local. Além disso, será preciso constantes modificações para adaptar a ferramenta ao eSocial.

O que muda para o TI?

O setor de TI é impactado tanto quanto o Departamento Pessoal. Com um bom sistema de folha de pagamento, o TI passa a ter ao seu lado um sistema 100% cloud, integrado, seguro e de implantação rápida. Ou seja, uma rotina mais dinâmica e simples.

Da mesma forma que uma aquisição errada mudará completamente o trabalho do setor. Todas as modificações e atualizações necessárias para adaptar o sistema local às obrigatoriedades da empresa, por exemplo, serão de responsabilidade do TI, tomando tempo e recursos do setor.

Então, evite dores de cabeça futuras. A escolha de um sistema de folha de pagamento deve ir além de questões triviais. Um bom software é essencial para que a sua empresa mantenha o equilíbrio e dê a segurança que os colaboradores precisam no dia a dia.

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