Deixar para trás o seu ERP desenvolvido internamente ou também conhecido como “sistema legado” e partir para uma jornada de transformação digital pode ser um desafio para algumas empresas. Mesmo tendo consciência da necessidade de inovação, muitos gestores têm receio de “abandonar” a estrutura digital que acompanha o negócio desde o início.

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Não obstante, há aqueles que não conseguem enxergar a defasagem de seus sistemas e acabam perdendo competitividade e espaço no mercado apenas por “teimosia” ou apego a processos ultrapassados.

Por isso, para ajudar você neste momento, a seguir, explicaremos o que é um sistema legado e qual a melhor forma de lidar com essa estrutura dentro da sua empresa. Boa leitura!

O que é um Sistema Legado?

Basicamente, o sistema legado é a infraestrutura digital de uma empresa, criado para acompanhar ou impulsionar o desenvolvimento do negócio. Não há um modelo específico, ele pode apresentar características de acordo com a realidade de cada corporação.

Porém, um ponto em comum é a inconstância que ele apresenta ao longo do tempo. Por ser uma estrutura que tenta se adaptar ao crescimento da empresa, a ferramenta acaba sendo modificada invariavelmente.

Em outras palavras: é comum que sistemas legados se tornem obsoletos e precisem cada vez mais de modificações, atualizações e novas funcionalidades.

Sistema de Gestão Legado (ERP): Manter? Complementar ou Substituir?

Ainda que alguns considerem o sistema legado como uma falha de investimento em tecnologia, a verdade é que esse tipo de estrutura tem sua importância para cada negócio. Se analisarmos que muitas empresas conseguiram crescer em seus setores com a ajuda de sistemas legados, a estratégia não pode ser vista como um erro.

No entanto, não há como negar que, hoje em dia, o cenário é completamente diferente e dinâmico. Uma vez que, as exigências do mercado e dos clientes são bem maiores que no passado e a tecnologia à disposição da concorrência não permite falhas ou dúvidas.

Mas, então, o que fazer com o sistema de gestão legado da sua empresa hoje em dia? É melhor manter, complementar ou substituir? Entenda mais.

Manter o Sistema Legado

Digamos que o sistema legado acompanha o seu negócio desde os primeiros anos de fundação e mesmo com algumas dificuldades ele consegue ajudar no dia a dia. Assim, até por uma questão “sentimental”, você resolve mantê-lo.

Certo, é possível tomar essa decisão. Mas, ao optar por esse caminho, é importante ter em mente que os gastos com manutenção, atualização e produção serão muito maiores. A perda de foco no core business será inevitável e a empresa sempre estará correndo risco de sofrer penalidades pela não garantia de conformidade no cumprimento de obrigatoriedades fiscais – é muito difícil para ERP legado acompanhar a dinâmica e a complexidade do cenário fiscal brasileiro.

Além disso, será necessário implementar constantemente softwares e aplicações para garantir a realização de novos processos – com o risco de incompatibilidade ao seu sistema atual.

Complementar o Sistema Legado

Ao invés de manter o seu sistema legado, fazendo customizações e intervenções pontuais, você pode realizar uma complementação com soluções especialistas. Essa é uma opção interessante, pois resulta, já em médio prazo, na diminuição de custo, menor esforço pela parte do TI, ganho de conformidade e competitividade.

Mesmo que essa complementação demande um esforço interno inicial do time de TI e das áreas de negócio envolvidas, esse complemento representa o fim das paralisações do sistema para aplicações de patches e releases de atualização, que necessariamente não fazem parte do core da sua empresa.

Substituir o Sistema Legado

Ao substituir um sistema legado obsoleto por um ERP de classe mundial a sua empresa aí sim ganha de várias formas. O primeiro ponto é a implementação completa de novas ferramentas e funcionalidades com processos atuais trazidos e utilizados por empresas em todo o mundo.

Além disso, você melhora em gestão, compliance e valorização da empresa. Passa a contar, por exemplo, com um sistema de gestão que possui mecanismos de auditoria e segurança da informação confiáveis e que atendem a lei Sarbanes-Oxley – apelidada de Sarbox ou SOX.

Quais os impactos para TI?

Todo sistema legado tem valor para a empresa: isso é um fato. No entanto, com o passar do tempo e uma arquitetura pesada e ultrapassada, a sua utilização acaba sendo pouco efetiva no dia a dia.

É até comum que as equipes de TI tenham maior cuidado com o sistema, pois, muitas vezes, o desenvolvimento foi feito pelos próprios profissionais. Mas, não há como fugir da percepção de que as funcionalidades oferecidas já não correspondem mais às necessidades da empresa.

Ou seja, independentemente do esforço da equipe, o trabalho sempre será maior e pouco produtivo. Mas, tudo se transforma quando há uma iniciativa em direção à mudança.

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Ao optar por uma atualização ou substituição do sistema legado por um ERP de classe mundial, a equipe de TI não deixa um trabalho importante para trás, pelo contrário, ela passa a valorizar os profissionais e garante que a empresa seja assistida por completo e preparada para o futuro.

Quais os impactos para as áreas de negócio (Fiscal, Tributária e Contábil)?

Se tratando das obrigatoriedades fiscais, tributárias e contábeis, um sistema de ERP, seja legado ou seja de classe mundial, precisa ser muito mais que uma ferramenta de gestão integrada e apoio. A solução deve garantir a realização de processos e criação de mecanismos de auditoria e segurança da informação atualizáveis e confiáveis, assegurando que a empresa seja capaz de cumprir todas as suas responsabilidades com o Fisco e dentro dos prazos.

Um sistema legado criado há décadas e com poucas atualizações ao longo do tempo dificilmente consegue oferecer essa segurança. Se tratando de Brasil, fica ainda mais difícil, pois as constantes atualizações nas leis demanda uma ferramenta especialista que garanta completa conformidade.

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A situação é tão peculiar, que alguns ERPs de padrão global, não se arriscam a atender as necessidades locais relacionadas às obrigações fiscais.

Nesse sentido, para que haja um impacto positivo nos setores de Contabilidade e Fiscal, é preciso uma complementação especialista de alta qualidade. Dessa forma, garantindo o cumprimento das obrigatoriedades fiscais, financeiras e até mesmo trabalhistas brasileiras.

É claro que a substituição demanda investimento por parte do seu negócio. Mas o valor é compensado com a redução de custos em médio prazo e o aumento da produtividade de todas as equipes impactadas com a nova estrutura digital.

Por fim, é praticamente impossível para uma empresa se manter competitiva, atualmente, utilizando tecnologia ultrapassada e pouco efetiva. Tenha em mente que a troca do seu sistema legado é uma forma de fortalecer e trazer mais estabilidade e futuro para o seu negócio.

A Compliance Fiscal tem integrações desenvolvidas sob medida para os ERPs Oracle ERP Cloud (FDC/ FDG), Oracle E-Business Suite (certificação OVI), Oracle JD Edwards, Oracle PeopleSoft, SAP, Infor e Microsoft. Além disso, tem interfaces facilitadas para integração com qualquer Sistemas Legado.

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